O dia de trabalho começou e uma das primeiras coisas que você faz é abrir o aplicativo de mensagens que a empresa utiliza (Slack, Discord, …) e o seu e-mail. Depois de um tempo lendo as mensagens, já é possível identificar vários pedidos e você começa a resolver os que parecem mais urgentes. Quando você para um pouco, percebe que já está quase na hora do almoço e ainda tem muita coisa para fazer. Para se organizar melhor, você separa blocos de tempo à tarde para trabalhar em algumas dessas tarefas. Quando o dia finaliza, fica uma sensação de que você não sabe realmente o que fez naquele dia, só sabe que ficou o tempo inteiro resolvendo coisas. Soa familiar este cenário?
Se o dia de trabalho começa e não está claro quais são nossas prioridades, as prioridades das outras pessoas acabarão virando nossas prioridades. Quando falta um planejamento, é muito mais difícil dizer não para os outros.
A boa notícia é que não é difícil resolver esta situação, basta definir quais são suas prioridades no início do dia, antes de abrir qualquer meio de comunicação com as outras pessoas. Desta forma, ao se deparar com outras demandas é possível comparar com suas prioridades para ver se elas são mais ou menos importantes.
Há várias maneiras de definir essas prioridades, duas simples que gosto são “Minha única coisa”, onde você define uma única tarefa utilizando o Princípio de Pareto (também chamado de Regra 80/20), ou as “três Tarefas Mais Importantes” do livro Zen to Done. É importante ter elas anotadas em um lugar que seja fácil de consultar, atualmente faço isto no Joplin mas já fiz isto em um canal público para alinhamento assíncrono. Costumo separar um Pomodoro no começo do dia para fazer isto, junto com minha preparação para as reuniões do dia. Alguns dias também consigo fazer o planejamento do dia seguinte no final do dia, mas não é tão comum.
Fazer este planejamento diário antes de ver as demandas é um hábito que permite ser muito mais consciente com a forma que utilizo meu tempo. Além disso, me ajuda a progredir consistentemente nas tarefas mais importante, aos invés de estar sempre correndo para resolver as mais urgentes (para os outros). Para mim não é algo natural fazer isto, exige um lembrete constante do impacto que isto traz para meu trabalho. Este post é um lembrete para mim mesmo do porquê devo fazer este planejamento todos os dias e espero que ajude você também.
Foto da capa por Marissa Grootes na Unsplash.
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