Dicas e truques para o Google Calendar

O Google Calendar é a minha ferramenta principal para organização de compromissos e reuniões, tanto no trabalho quanto fora dele. Periodicamente procuro descobrir dicas, truques e novas funcionalidades para me ajudar a utilizá-lo de forma mais produtiva. Esta é uma compilação das funcionalidades e configurações que utilizo para me ajudar a extrair o máximo dessa ferramenta.

Para a maioria dos itens abaixo, você precisará acessar a tela de configurações. Para fazer isso clique no ícone da roda dentada (Item 1) e depois em Configurações (Item 2 ).

Praticamente todas as imagens deste texto foram realizadas em um computador (notebook). Mas as opções também devem ser acessíveis pelo celular, só que provavelmente em locais diferentes.

Verifique se o seu fuso horário está correto

Já perdi uma reunião importante porque o fuso horário do meu calendário estava incorreto. Por conta disso, toda vez que tenho acesso a uma nova conta do Google Calendar, a primeira coisa que eu faço é verificar o fuso horário.

Você pode verificar isto em: Configurações → Fuso horário.

Utilize a visualização semanal

A visualização padrão do calendário é a mensal, mas ela não é muito prática quando você precisa gerencias várias reuniões durante a semana. Por isto, costumo mudar a visualização do calendário (Item 1) para semanal (Item 2), assim consigo ter uma visão rápida dos compromissos da semana e seus respectivos horários.

Como alternativa, você pode utilizar o atalho de teclado Shift + W.

Exibir só os dias da semana no calendário

Por padrão o calendário exibe todos os dias da semana, mas no meu calendário de trabalho não é útil a exibição do final de semana. Com isso você ganha mais espaço para visualizar os eventos.

Você pode alterar isto em: Configurações → Opções de visualização → [desmarcar] Mostrar fins de semana. Ou na visualização da semana (imagem abaixo), clique na caixa de opção de visualização (Item 1) e depois em “Mostrar fins de semana” (Item 2).

Alterar a cor dos eventos passados

É possível deixar a cor dos eventos que já passaram mais claras, fazendo com que fique visualmente mais fácil identificar os próximos eventos.

Você pode alterar isto em: Configurações → Opções de visualização → [marcar] Reduzir o brilho de eventos passados.

Faça reuniões mais curtas

Com esta configuração as novas reuniões de 30 minutos se transformação em 25 minutos e as mais longas que isso, como as de 1 hora, irão finalizar 10 minutos antes.

Considero isto uma ótima maneira de ter um tempo entre uma reunião ou outra para levantar um pouco, ir ao banheiro ou pegar algo para beber. Acredito que criar esses intervalos são essenciais para ter uma rotina mais saudável.

Você pode alterar isto em: Configurações → Configurações de eventos → [marcar] Reuniões rápidas.

Como configuração adicional você pode fazer com que esses eventos mais curtos sejam exibidos da mesma maneira que os tradicionais em: Configurações → Opções de visualização → [marcar] Mostrar eventos mais curtos da mesma forma que compromissos de 30 minutos.

Adicione seu horário de trabalho

Esta é uma maneira fácil de comunicar os horários que você está trabalhando e caso seja enviado um convite fora desse horário, as pessoas serão avisadas automaticamente.

Você pode alterar isto em: Configurações → Horário de trabalho → [marcar] Ativar horário de trabalho.

Agende os horários fora do trabalho (out of the office)

Bloqueie seus horários de almoço

Ter o seu horário de almoço bloqueado, utilizando o “Ausente” da dica acima, é muito importante para informar aos colegas de trabalho quando você faz este intervalo. Isto é especialmente válido quando você trabalha com pessoas com fusos horários diferentes do seu.

Explore as opções de recorrência dos eventos

As funcionalidades de recorrência de eventos disponíveis são muito úteis, por isso recomendo explorá-las sempre que um evento se repetir uma ou mais vezes. As mesmas também estão disponíveis para o tipo “Ausente”.

Exibindo diferentes fusos horáriosExibindo diferentes fusos horários

Se você trabalha com pessoas em fusos horários diferentes pode ser difícil ficar lembrando e calculando o horário para cada um deles ao criar um novo evento. A funcionalidade “Relógio mundial” ajuda bastante nesses casos, pois mostra um relógio com todos os fusos horários configurados. Além disso, ao agendar um novo evento, os horários do “Relógio Mundial” são atualizados para o horário de início do evento, facilitando o seu agendamento.

Você pode alterar isto em: Configurações → Relógio mundial → [marcar] Mostrar relógio mundial → Selecionar fuso horário.

Widget de compromissos no celular

Como última dica, recomendo utilizar no seu celular o widget de Compromissos (2×3) da Agenda do aplicativo do Google Calendar como uma forma de ter uma visão rápida e fácil dos seus próximos eventos. Com isso, você pode receber notificações dos eventos em seu fitness tracker ou smartwatch.

Personalizando as notificações por e-mail

As notificações por e-mail podem ser bem ruidosas quando sua agenda tem muitos eventos, por isto escrevi um texto separado sobre como alterar ou desativar as notificações por e-mail do Google Calendar.