Uma das coisas que mais gosto do Gmail, ou da sua versão corporativa chamada Google Workspace, são as suas funcionalidades que me ajudam a ser mais produtivo com e-mails. Seguindo o princípio de Pareto, separei as principais funcionalidades que utilizo praticamente todos os dias.

Atalhos de teclado

Nem todo mundo sabe, mas é possível habilitar atalhos de teclado na tela de configuração do Gmail ou Google Workspace. Dentro dela, acesse a aba Geral e dentro da seção Atalhos do teclado: marque a opção Atalhos do teclado ativados.

Tela de configurações do GMail ou GSuite com a opção para ativar os atalhos de teclado
Tela de configurações do Gmail ou Google Workspace com a opção para ativar os atalhos de teclado

Para exibir todos os atalhos disponíveis, basta pressionar a tecla ? que será exibida a tela abaixo.

Tela que exibe todos os atalhos do GMail ou GSuite
Tela que exibe todos os atalhos do Gmail ou Google Workspace

Como alternativa, também é possível consultar a documentação oficial dos Atalhos do teclado no Gmail.

No meu dia a dia, quando estou com um e-mail individual aberto, utilizo praticamente só os seis atalhos abaixo:

  1. E → Arquivar e-mail;
  2. # → Apagar e-mail;
  3. r → Responder e-mail;
  4. a → Responder e-mail para todos;
  5. c → Novo e-mail.
  6. Ctrl + Enter → Enviar e-mail.

Avanço automático

Os atalhos de teclado acima são particularmente úteis quando você ativa a opção de avanço automático para abrir automaticamente o próximo e-mail depois de executar uma ação de arquivar, excluir, ignorar etc., um email.

Na tela de configuração do Gmail ou Google Workspace, acesse a aba Geral e dentro da seção Avanço automático: marque a opção Ir para a conversa anterior (mais antiga).

O meu fluxo de processamento de e-mail consiste em abrir o primeiro e-mail da caixa de entrada e ir passando de um por um, utilizando os atalhos do teclado e o avanço automático.

Arquivar depois de enviar um e-mail

Depois de responder um e-mail quero sempre arquivá-lo para deixar minha caixa de entrada limpa. Para facilitar este processo, é possível habilitar o botão Enviar e arquivar que faz as duas ações ao mesmo tempo. Esta funcionalidade também está na na aba Geral e dentro da seção Enviar e arquivar: marque a opção Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta.

Botão de enviar e arquivar um e-mail
Botão de enviar e arquivar um e-mail

Pesquisa avançada

Uma das funcionalidades mais interessantes da ferramenta é poder fazer pesquisas avançadas. Veja abaixo como acessá-la:

Ícone de pesquisa avançada na caixa de pesquisa de e-mails
Ícone de pesquisa avançada na caixa de pesquisa de e-mails
Tela com as opções avançadas de pesquisa aberta
Tela com as opções avançadas de pesquisa aberta

Ao preencher os campos, ele vai automaticamente preencher a caixa de busca com alguns parâmetros. Na maioria dos casos acabado digitando diretamente estes valores por ser mais rápido. Segue abaixo os que mais utilizo:

  • from:EMAIL → Busca todas as mensagem vindas do email especificado. Exemplo: from:nome@site.com
    • É possível também fazer busca por todos um emails de um domínio colocando um * antes do @domínio. Exemplo: *@danielkossmann.com
  • to:EMAIL → Busca todas as mensagens enviadas para o email especificado. Exemplo: to:nome@site.com
  • in:inbox → Exibe todas as mensagens da caixa de entrada.
  • has:attachment → Exibe todas as mensagens com anexos.

É possível também combinar os itens acima. Se você quiser todos os e-mails que estão na caixa de entrada que vieram da Netflix e que possuem arquivos em anexos, ficaria: from:*@mailer.netflix.com is:inbox has:attachment

Assinatura já com palavra ou frase de encerramento

Além das informações de assinatura padrão (nome, cargo, empresa e outros meios de contato), gosto de adicionar antes dela também a palavra ou frase de encerramento que mais utilizo. Alguns exemplos são: Abraços e Atenciosamente em português e Best regards e Cheers em inglês. Desta forma, não preciso mais escrevê-las nos e-mails.

Se você tiver alguma dica que facilita o seu dia a dia com o Gmail ou Google Workspace deixe um comentário falando mais sobre ela.



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