Há alguns anos, comecei a manter um registro das reuniões que tenho com colegas de trabalhos e clientes para me ajudar a lembrar o que foi decidido e quais são as tarefas resultantes daquelas reuniões. Esse hábito começou quando eu me preparava para reuniões com clientes e fazia uma lista dos tópicos importantes e adicionava abaixo deles as respostas para cada um. Como percebi que isto me ajudava bastante, acabei utilizando-o para qualquer reunião que tinha.
No começo eu preferia fazer isso em papel, mas depois de um tempo percebi que não era nada prático ficar procurando em pilhas de papéis por alguma informação que precisava relembrar. Decidi então manter o registro de todas as reuniões em um único documento online, que facilitou muito o processo de busca e a possibilidade de poder consultá-los a qualquer momento.
Quando comentei sobre este hábito para alguns amigos, eles gostaram da ideia e pediram para enviar o modelo que utilizava para fazer esse registro. Resolvi então compartilhá-lo aqui neste blog para ficar acessível a todos.
Estrutura
Para cada reunião, adiciono a data e o nome da reunião como título e separo o conteúdo nos três grupos abaixo:
Participantes
Lista de quem participou da reuniões (muito útil para consultar mais tarde se alguém estava ou não presente). Normalmente copio e colo os nomes das pessoas do convite do Google Calendar.
Discussão
Faço anotações em formato livre, tentando agrupar os tópicos quando possível.
Ações
Prefiro separar o resumo das discussões das ações, para ficar mais claro quem deve fazer o quê. Normalmente costumo registrar as ações definidas para todos os participantes, isso é bem útil para lembrar quem ficou responsável por uma tarefa.
Modelo de registro de reuniões para o Google Docs
Criei um documento de modelo no Google Docs para você fazer uma cópia. No topo eu deixo a estrutura para copiar e colar a cada reunião, sempre deixando a última reunião no topo. Também utilizo o menu de estrutura do documento (à esquerda) para facilitar a navegação entre as reuniões.
O único ponto negativo desta estratégia que percebi até agora, é que o meu documento do Google Docs está bem lento, provavelmente por ter bastante texto. Por conta disso, acredito que seja melhor manter um documento de registro de reuniões para cada ano.
Dica: utilize o documento como preparativo para as reuniões
Toda manhã quando verifico minha agenda, costumo abrir este documento de registro de reuniões, listar todas elas e adicionar os seus tópicos importantes. Escrevi mais detalhes sobre isso no post Como ser mais produtivo em reuniões e reduzir o impacto da troca de contexto.
Outros formatos
Também estou querendo experimentar outros formatos ou softwares para fazer este registro, deixe nos comentários se você tem alguma sugestão!
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