Uma das grandes dificuldades para quem participa de várias reuniões durante o dia é lembrar de todas as informações, perguntas e pontos que devem ser discutidos em cada uma delas. Isto fica ainda mais difícil quando há reuniões seguidas de assuntos totalmente diferentes. Para ajudar a reduzir o impacto da troca de contexto entre as reuniões, estou utilizando o processo abaixo.
No começo de todos os dias de trabalho, adiciono no meu documento privado de registro de reuniões todas as reuniões que terei no dia. Depois, para cada uma, listo alguns itens, como:
- Contexto da reunião (se houver);
- Pontos que devem ser discutidos;
- Perguntas que tenho ou que ainda estão em aberto;
- Decisões que precisam ser tomadas;
- Informações ou dados que são importantes.
Gosto de fazer isto no começo do dia pois minha mente está mais descansada e é mais fácil pensar em todos os itens importantes. Este processo dura normalmente menos que um pomodoro quando feito em conjunto com meu planejamento diário. Depois de pronto, não preciso mais me preocupar com o que preciso falar nas reuniões e posso focar tranquilamente em outras coisas. Caso eu me lembre de algum item importante, apenas adiciono no documento. Se no dia seguinte tenho reunião no começo do dia, costumo fazer isto no final do dia anterior para começar o próximo preparado.
Com este documento de reuniões pronto, posso ter duas (ou mais) reuniões seguidas sobre assuntos diferentes e necessito apenas de alguns segundos no começo de cada uma para ler minhas anotações e estar pronto para participar da discussão de maneira efetiva.
Este é o meu “segredo” para conseguir ser mais produtivo em reuniões, mesmo em dias onde tenho várias delas. Se você tiver alguma outra dica que ajuda você, deixe um comentário contando mais sobre ela que vou adorar aprender.
Créditos da foto da capa para Andrew Neel no Unsplash
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