Como ser mais efetivo em mensagens (ex: Slack, email, …) e evitar reuniões

Estava compartilhando algumas dicas de comunicação com uma colega de trabalho e decidi escrever este post para ajudar mais pessoas. Utilizei como exemplo um alinhamento de prioridades. Separei cada melhoria que fiz em níveis diferentes, comentando cada uma delas.

Nível 0 – Reunião

Oi, podemos marcar uma reunião para definir as prioridades?

Neste primeiro nível, puxei a comunicação para ser síncrona. Aqui a outra pessoa não tem muita informação sobre o contexto, apenas o objetivo final.

Nível 1 – Reunião com pauta

Oi, podemos marcar uma reunião para definir as prioridades dos seguintes projetos? Temos que falar sobre a correção da busca quebrada do PainelWP, criação da página de depoimentos do PainelWP, atualização da página de aplicativos utilizados do blog, atualização da página sobre do blog e escrita de uma nova indicação ganha-ganha do PainelWP.

Neste segundo nível comecei a dedicar um pouco mais de tempo e listei os projetos na mensagem para dar uma melhor ideia sobre o que vamos conversar. A mensagem ficou bem longa e difícil de ler.

Nível 2 – Reunião com pauta em lista

Oi, podemos marcar uma reunião para definir as prioridades dos seguintes projetos?
- Correção da busca quebrada do PainelWP;
- Criação da página de depoimentos do PainelWP;
- Atualização da página de aplicativos utilizados do blog;
- Atualização da página sobre do blog;
- Escrita de uma nova indicação ganha-ganha do PainelWP.

Toda vez que estou falando sobre vários itens, prefiro organizar eles em uma lista. Isso os torna visualmente mais organizado e mais fácil de ler.

Nível 3 – Reunião com pauta em lista organizada

Oi, podemos marcar uma reunião para definir as prioridades dos seguintes projetos?
1. PainelWP: Correção da busca quebrada;
2. PainelWP: Criação da página de depoimentos;
3. Blog: Atualização da página de aplicativos utilizados;
4. Blog: Atualização da página sobre;
5. PainelWP: Escrita de uma nova indicação ganha-ganha.

Para a outra pessoa poder fazer referência à uma lista não numerada é bem difícil, por isso prefiro sempre utilizar listas numeradas. Desta forma, a outra pessoa pode por exemplo escrever uma resposta dizendo que o item 4 não é prioridade.

Se os itens fazem referências à projetos (ou grupos) diferentes, deixo no início de cada frase o nome do projeto, tornando fácil a identificação do contexto de cada tarefa.

Nível 4 – Resposta binária, com reunião somente se necessário

Oi, organizei os projetos por ordem de prioridade (mais importante primeiro), você concorda com esta organização?
1. PainelWP: Correção da busca quebrada;
2. PainelWP: Escrita de uma nova indicação ganha-ganha;
3. Blog: Atualização da página de aplicativos utilizados;
4. PainelWP: Criação da página de depoimentos;
5. Blog: Atualização da página sobre.

Aqui já fiz boa parte do trabalho antes de enviar a mensagem, facilitando a tomada de decisão da outra pessoa e possibilitando que a resposta seja um “sim” ou “não”. Se for sim, acabei de economizar uma reunião! Se for não, a chance de receber uma resposta com a lista reordenada ou citando alguns dos itens para alterar é muito grande. Caso for complexo responder por mensagem, a reunião pode ser a maneira mais efetiva de resolver, mas ela é sempre a última opção.

Considerações finais

Enviar mensagens do nível 4 exige muito mais trabalho de quem está escrevendo e muitas vezes na correria do dia a dia é muito fácil cair na tentação de usar o nível 0. Porém o ganho ao utilizar o último nível é muito maior para ambos os lados.